Grupo Alnus - Importancia de la administración de proyectos en organizaciones - Personas trabajando

¿Por qué es importante que las organizaciones utilicen la administración de proyectos?

Importancia de la administración de proyectos utilizada en las organizaciones. Antes de comprender la importancia de la administración de proyectos para las empresas y organizaciones, hay que entender que un proyecto es un esfuerzo temporal. El proyecto se desarrolla, se ejecuta y se supervisa a través de la administración de proyectos para crear un resultado específico en la organización. 

 

El valor de la administración de proyectos reside en la asignación adecuada de recursos para ayudar a que el proyecto se complete de forma eficiente. Un administrador de proyectos hábil es capaz de vigilar muchas partes móviles a la vez, asegurándose de que cada pieza de un proyecto avanza como debe. La administración de proyectos es especialmente importante en proyectos complejos con múltiples resultados que a menudo dependen unos de otros.

 

En esencia, la administración de proyectos implica equilibrar el calendario, el presupuesto y el alcance general de un proyecto mientras el equipo del proyecto trabaja para cumplir sus objetivos. En las empresas en las que los proyectos se retrasan con frecuencia, superan el presupuesto o no cumplen sus objetivos, la administración de proyectos puede mejorar la productividad y la moral, y a menudo conduce a una mayor rentabilidad.

 

Los administradores de proyectos supervisan las tareas individuales que hacen avanzar un proyecto hacia su finalización. El éxito o el fracaso final del proyecto depende en gran medida de la competencia del administrador de proyectos, aunque sus funciones y responsabilidades específicas varían según el sector y las necesidades empresariales.

 

¿Cuál es el papel de un administrador de proyectos?

 

Grupo Alnus - Importancia de la administración de proyectos en organizaciones - Compañeras trabajandoEn general, las tareas de un administrador de proyectos se engloban en el amplio paraguas de «mantener un proyecto en la meta». Esto puede significar trabajar con una gran variedad de personas, desde ejecutivos de nivel C hasta personal de apoyo por horas.

 

Como jefe de proyecto, el administrador de proyectos debe definir lo que se va a conseguir con un proyecto y, a continuación, asegurarse de que se cumplen esos objetivos. El primer paso es estimar el tiempo, los recursos humanos y de capital y los pasos necesarios. A continuación, el administrador de proyectos forma el equipo del proyecto para llevar a cabo las tareas, y lo dirige hasta su finalización. 

 

Los administradores de proyectos proporcionan la dirección necesaria para garantizar que, en cada fase del proyecto, cada colaborador sepa lo que se espera de él.

 

Los administradores de proyectos se comunican con la alta dirección y con los proveedores y clientes externos cuando es necesario. De hecho, la comunicación proactiva es una de las funciones más importantes de un administrador de proyectos.

 

Mucha gente se confunde sobre el papel de un director de proyecto, especialmente en los proyectos ágiles. La verdad es que, tanto si el proyecto sigue el modelo de cascada como la metodología ágil, la presencia de administradores de proyectos siempre será inevitable por las siguientes razones:

 

Las personas no son perfectas, necesitan ser administradas y alineadas con los objetivos del proyecto.

 

Grupo Alnus - Importancia de la administración de proyectos en organizaciones - Personas trabajandoLos requisitos son como el viento que sopla al azar todo el tiempo, estos cambios impredecibles necesitan ser controlados y administrados.

 

Hay que salvar las brechas de comunicación.

 

Los procesos no son perfectos, hay que mejorarlos.

 

Incluso los sprints en agile necesitan ser planificados, el trabajo necesita ser encasillado en el tiempo, de lo contrario el proyecto será interminable.

 

Supervisar y controlar las desviaciones y tomar medidas para reconducir el proyecto.

 

Por lo tanto, las técnicas eficaces de administración de proyectos conducen al éxito del negocio a través de un menor riesgo, una reducción de costes y, lo más importante, una mayor satisfacción del cliente.

 

  • Enfoque rentable, Importancia de la administración de proyectos.

 

Grupo Alnus - Importancia de la administración de proyectos en organizaciones - Personas trabajandoTanto si el administrador de proyectos es un empleado interno como si se le contrata para el proyecto, esta persona es fundamental para asegurarse de que el proyecto se ajusta al presupuesto establecido. Sin la administración de proyectos, el desarrollo y la puesta en marcha de una nueva empresa pueden llevar más tiempo. El tiempo es dinero, y la mayoría de las empresas invierten y destinan recursos al desarrollo de cosas nuevas. Si el proyecto no se supervisa adecuadamente, los recursos se desperdician o se utilizan mal.

 

Por ejemplo, el propietario de una empresa puede decidir implantar un nuevo sitio web y una campaña de marketing online. El director del proyecto debe presionar a la empresa de diseño web para que cumpla los plazos, mientras el propietario de la empresa permite que los empleados de marketing trabajen horas extra para dar a los diseñadores la información necesaria para el nuevo sitio. 

 

Si la empresa de diseño web se retrasa, no sólo el proyecto de marketing tarda más en ver el retorno de la inversión, sino que además el propietario de la empresa gasta más porque su personal hace un seguimiento y trabaja con los diseñadores durante más tiempo del previsto. El papel del administrador de proyectos es anticiparse y evitar los costosos retrasos.

 

  • Controlar la obtención de recursos, Importancia de la administración de proyectos.

 

Grupo Alnus - definir la verdadera viabilidad del proyecto - Personas trabajandoUna de las formas en que los administradores de proyectos mantienen los costes bajos es conociendo los recursos necesarios para cualquier proyecto. Muchos administradores de proyectos contratados para tipos de trabajo específicos tienen una lista de contactos fiable de contratistas para utilizar en cualquier proyecto.

 

El administrador de proyectos debe ser capaz de reunir un equipo según sea necesario en función del alcance y el presupuesto del proyecto.

 

Por ejemplo, se contrata a un administrador de proyectos autónomo especializado en desarrollo informático para mejorar la seguridad de la red, la retención de clientes y el almacenamiento en la nube para una pequeña empresa.

 

El contratista reúne un equipo de especialistas en redes que pueden cablear la oficina adecuadamente, un especialista en software que puede implementar y formar nuevos programas de retención de clientes, y expertos en integración de redes que pueden trasladar archivos a la nube.

 

  • Evaluación del alcance, Importancia de la administración de proyectos.

 

El administrador de proyectos considera el alcance del proyecto y si éste hace avanzar a la empresa en su misión y visión. Aunque las empresas deben esforzarse por adoptar ideas nuevas e innovadoras, si no se ajustan a la misión de la empresa, el administrador de proyectos trabaja con los líderes empresariales para cambiar el alcance o poner fin al proyecto antes de que se le asignen recursos adicionales. Los administradores de proyectos pueden ayudar a reducir la expansión del alcance, cuando el alcance del proyecto empieza a alejarse del plan original.

 

  • Ventaja competitiva, Importancia de la administración de proyectos.

 

Grupo Alnus - definir la verdadera viabilidad del proyecto - Personas trabajandoUna administración de proyectos eficaz proporciona a las empresas una ventaja competitiva. Los propietarios de empresas que intentan constantemente ser competitivos pueden encontrarse en áreas que desconocen en los proyectos.

 

La administración de proyectos ayuda al propietario de la empresa utilizando a los expertos en las áreas necesarias, al tiempo que permite al propietario de la empresa servir de asesor en el proyecto. El administrador de proyectos puede dividir cualquier proyecto en secciones más pequeñas y proporcionar calendarios y métricas relativas al éxito que ayuden al empresario a definir la verdadera viabilidad del proyecto.

 

Por ejemplo, el propietario de un gimnasio puede poner en marcha una serie de programas de ejercicios con equipos nuevos y de última generación. El director del proyecto no sólo se encargaría de conseguir el equipo e instalarlo, sino que también debería establecer la campaña de marketing para conseguir nuevos alumnos.

 

El empresario se centra en mantener contentos a los clientes actuales mientras prueba los resultados del nuevo programa. Esto permite innovar sin poner en riesgo el negocio principal.

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